Prozessmanagement für Behörden und öffentliche Einrichtungen

Service & Sicherheit für Besucher

Besucherempfänge in Behörden sind geprägt von einer bunten Besuchervielfalt. Daraus ergibt sich im alltäglichen Umgang mit Besuchern die Herausforderung der Mehrsprachigkeit. Tagtäglich sehen sich die Mitarbeiter von Behörden mit Probleme und Hürden in der Kommunikation konfrontiert. Um diese Hürden abzubauen und eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten, lohnt sich der Einsatz unserer multilingualen Self Check-in Kioske und natürlich von JAMES als ganzheitlicher Besuchermanagement-Lösung.

Denn neben der Verschlankung von Empfangsprozessen, sei es durch den Self Check-in oder die Besuchervoranmeldung via APP, geht es in erster Linie um die Nahtlosigkeit von Prozessen und die effektive Nutzung von vorhandenen Daten. So greift der integrierten Alarmserver ROGER auf die Besucherdaten zurück und kann eine zielgerichtete Alarmierung bzw. Evakuierung ermöglichen. Die ebenfalls integrierte Sammelplatzlösung rundet den Prozess ab. So erhalten Sie mit JAMES eine breitbandige Softwarelösung, die ein möglichst ganzheitliches Prozessmanagement ermöglicht.

Die wichtigsten Leistungsmerkmale für behördliches Prozessmanagement

Nahtlose Prozesse, mehrsprachige Kommunikation und ein Höchstmaß an Autonomie beim Besuchsprozess sind die wichtigsten Eigenschaften, die JAMES als Prozessmanagement im behördlichen Umfeld bietet. Weitere wichtige Funktionen finden Sie hier:

Digitales Besuchermanagement zur Straffung von Prozessen, vermeiden von Wartezeiten und Steigerung der Servicequalität

DSGVO konforme Erfassung von Mitarbeitern und Besuchern zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben

Mehrsprachige Software für die reibungslose Kommunikation mit fremdsprachigen Besuchern

Online-Plattform für Kunden / Besuchern zur eigenständigen Anmeldung, zur Terminverwaltung und zum hochladen von Dokumenten im Vorfeld

Web-App zur Voranmeldung über mobile Endgeräte. Besucher können sich von überall und von sämtlichen Geräten aus anmelden.

Gesichertes Hochladen von Dokumenten unter Einhaltung von DSGVO Standards

Digital Signage zur Orientierung und Evakuierung sowie als Infoscreen z.B. für schwarzes Brett, Kantinenplan und Begrüßungsbildschirm, etc.

Evakuierung und Sammelplätze mit Self Check-in sowie Leitstand-Dashboards, Infopanels und Notfallkonferenzen

Alarmierung von Besuchern und Mitarbeitern durch Anbindung an unseren Alarmserver ROGER

Feedbackterminal z.B. für die Auswertung von Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit

Steigerung des Serviceerlebnisses für Kunden und Mitarbeiter

Überwachung von Covid 19 – Zutrittsregeln durch Scannen von Impf- und Test-Stati beim Check-in am Kiosksystem oder über in die Zutrittskontrolle verbaute Controller

Sicherheitsbezogenes Prozessmanagement unter Einbeziehung der Hygieneanforderungen und allgemeiner Sicherheitsstandards

Der JAMES Besucherprozess in Behörden

Hier finden Sie ein Beispiel für einen Besucherprozess im behördlichen Umfeld. Neben der reinen Besucheranmeldung via Online-Portal und Check-in Kiosk sind hier ebenfalls JAMES Module wie Alarmierung und die Übersetzungssoftware JAMESlingo als integrale Bestandteile eingebunden. Das ist jedoch als maximale Ausbaustufe zu verstehen. Oftmals sorgt schon alleine die strukturierte Besucherverwaltung für die Straffung von Besuchsprozessen und damit für eine massive Ersparnis an Wartezeiten und Personalbedarf.

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Alarmieren und Evakuieren

Übergriffe auf Mitarbeiter in Ämtern und Behörden nehmen seit Jahren stetig zu. Dabei reichen die Bedrohungen von wüsten Pöbeleien, über Anspucken, das Bewerfen mit Gegenständen bis hin zu tätlichen Angriffen. Und auch an Schulen wächst das Risiko von Gewalt und Amokläufen.

Um Mitarbeiter wie auch Besucher bzw. Lehrer und Schüler besser schützen zu können gibt es eine Vielzahl an technischen Lösungen. Insbesondere unser Alarmserver Software ROGER bieten dafür sicherheitsrelevante Funktionen wie z.B. verdeckte Taster, Breitbandalarmierungen als auch die sichere Evakuierung mit Hilfe von Digital Signage bis hin zum aktiven Sammelplatz.

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Überblick über die wichtigsten Funktionen:

Alarmierung

Unsere Softwaresysteme sind stark verzahnt und bieten dadurch diverse Vorteile. So zum Beispiel auch unsere Alarmserver ROGER, der in Verbindung mit unserem Besuchermanagement und unter Anbindung der jeweiligen Zutrittskontrolle, zuverlässig Mitarbeiter, Besucher und Fremdfirmen auf Ihrem Gelände alarmiert. Dabei kann der Grund der Alarmierung vielfältig sein. Diverse Alarmierungsoptionen stehen Ihnen für jeden Alarmfall zur Verfügung – sei es Feueralarm oder Bombendrohungen als auch im Fall von Übergriffen, Amok oder Terroralarm.

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Multi Chanel Alarmierung

In Zeiten der fortgeschrittenen Mobilisierung erreicht ROGER Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen über die mobilen Endgeräte – und das in Echtzeit.

Im Fall einer Alarmierung bedeutet das eine Multi Channel Alarmierung über sämtliche zur Verfügung stehenden Kanäle. In Zeiten von Smartphones sind das z.B. Durchsagen per Anruf, SMS, WhatsApp-, Twitter-Mitteilungen oder sogenannte Push Nachrichten, die über bereits vorhandenen Inhouse Apps, direkt auf das Smartphone geleitet werden können. Darüber hinaus werden natürlich auch die klassischen Alarmierungsarten wie die Alarmierung über das Telefon oder Durchsagen und Signale unterstütz.

Press 2 R – Der überall Alarmknopf

Als Erweiterung zu unserem Alarmserver bieten wir den »press2R« Alarmknopf an. Eine kleine drahtlose IoT Funktionseinheit voller Innovation. Hauptmotivation hinter dem »press 2 R« Konzept war die Schwierigkeit verdeckte Taster, Buzzer oder andere Auslöser ob baubedingt oder aus Kostengründen drahtgebunden anzubinden. Lokal braucht das System nur Strom. Die Anbindung an die Außenwelt erfolgt wahlweise über das lokale WLAN oder GSM.

»press 2 R« ist für höchste Industrielle Ansprüche konzipiert. Nicht nur die Einheit als solches wird permanent überwacht. Der auslösende Taster wird ebenfalls über eine Fernauslösung zyklisch getestet. Dieser Monitoring Prozess ist ein wesentlicher Teil des Produktes. Damit ist die Verfügbarkeit im hohen Maße garantiert.

Integration und Anbindung von Sub-Systemen

Eine Anbindung von ROGER an 3rd Party Systeme ist selbstverständlich möglich. Dabei unterstützen wir diverse Hardwaresysteme – von der Telefonanlage, über die Zutrittskontrolle bis hin zu Kameras diverser Hersteller. Grundsätzlich gilt: Alles was eine Schnittstelle hat, kann auch angebunden werden.

Durch den modularen Aufbau kann ROGER sowohl als ganzheitliche Lösung oder aber als Ergänzung zu bestehenden Lösungen eingesetzt werden. Die Einbindung Ihrer bestehenden Infrastruktur (Kameras, Rauchmelder, Digital Signage) ermöglicht eine umfassende Alarmierung und Evakuierung und spart Kosten.

Leitstand und Notfallkonferenzen

Selbstverständlich lässt sich ROGER an die Leitstände von Feuerwehr, Polizei oder eines Sicherheitsdienstes anbinden um im Bedarfsfall schnellst möglich Einsatzkräfte zu mobilisieren. Die Übertragung der relevanten Daten erfolgt in Echtzeit. Bei einer Auslösung des Alarms über die Telefonanalage oder das Smartphone hat der Leitstand zusätzlich die Möglichkeit, in den Raum hinein zu hören.

Ebenso gehören Notfallkonferenzen zum Standardrepertoire unserer Alarmierungssoftware. Diese ermöglichen es den zuständigen Krisenmanagern und Sicherheitsverantwortlichen, sich in kürzester Zeit abzustimmen und Maßnahmen für das Notfallmanagement einzuleiten.

Auswertung und Reporting

Der Alarmserver stellt ein vollwertiges Auswerte- und Analysemodul zur Verfügung. Des Weiteren erhalten Sie konsolidierte Übersichten über die taktischen Dashboards mit einer Auswertung der Parameter: Wann? Wer? Wie lange bis zur ersten Quittierung? Über welchen Weg?

Des Weiteren bietet ROGER ein taktisches Panel für die Echtzeit-Visualisierung an. Hier können Sie im Falle einer Evakuierung exakt mitverfolgen, welche Personen bereits Evakuiert wurden und welche sich noch im Gebäude befinden.

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Leitsysteme

Dank MIDAS, unserer Software zur mobilen Informationsverteilung, lassen sich die meisten (auch schon angebrachte Screens) zu einem aktiven Leitsystem umfunktionieren. Diese ist nicht nur zur Orientierung Ihrer Besucher vorteilhaft, im Falle einer Alarmierung und Evakuierung kann es buchstäblich Leben retten. So können die einzelnen Screens bei einer Evakuierung so mit Piktogrammen versehen werden, dass sie die Fluchtwege anzeigen und die Personen auf dem schnellsten Weg zum Sammelplatz leiten.

Evakuierung

Eine schnelle und umfassende Evakuierung von Mitarbeiter, Fremdfirmen und Besuchern kann mitunter schwierig sein. Um dem entgegen zu wirken, sind unsere Systeme miteinander vernetzt (integrierte Lösungen). So können Informationen über die Anzahl und den Standort von Besuchern und Fremdfirmen auf Ihrem Gelände von JAMES direkt an MIDAS übermittelt werden. So stellen Sie sicher, dass auch betriebsfremde Personen im Falle einer Alarmierung benachrichtigt und evakuiert werden können. Zudem stehen Ihnen mit unseren Sammelplatzlösungen sowie unserem Leitsystem weitere Möglichkeiten rund um die Evakuierung zur Verfügung.

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Ein Einsatz ist z.B. in folgenden Bereichen möglich:

Sozialämter
Jugendämter
Schulen
Sozial-, Amts- und Landgerichten
Migrations- und Integrationsagenturen
Flüchtlingsunterkünften
Bürgerämtern
Jobcentern
Frauenhäusern
Finanzämtern
KFZ Zulassungstellen

Probieren geht über studieren! Testet jetzt unseren Demo-Kiosk – kostenlos und unverbindlich.

Du interessierst dich für ein digitales Kiosksystem z.B. für den Besucherempfang, für Sicherheitsunterweisungen oder als digitaler Pförtner? Du bist aber noch unsicher, ob so ein Gerät bei euch im Unternehmen gut ankommt oder was dein Chef davon hält? Am besten wäre es, wenn man das mal testen könnte, oder?

Das finden wir auch! Daher bieten wir euch die Möglichkeit, unsere Geräte für einen zweiwöchigen Testzeitraum »probe zu fahren«. Kennt Ihr noch einen anderen Hersteller, der das macht? Wir jedenfalls nicht!

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Hand in Hand: Besuchermanagement und Zutrittskontrolle

Ein erfolgreiches und effizientes Besuchermanagement funktioniert am besten mit einer Anbindung an eine passende Zutrittskontrolle. Um hier einen reibungslosen Ablauf für die Besucher und Mitarbeiter zu gewährleisten, müssen im Vorfeld die technische Anforderung bedacht und besprochen werden. Dazu arbeiten wir eng mit unseren Partnern der Firma Golawo zusammen. Diese kennen sich bestens mit behördlichen Strukturen aus und finden die für Sie passende Lösung.

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